¿Qué es validación previa en la facturación electrónica?
¿Cómo se ha venido facturando electrónicamente?
Desde el año 2015 se ha implementado en Colombia el sistema de facturación electrónica, hasta el momento los obligados a facturar electrónicamente lo han venido haciendo con validación posterior, lo que quiere decir que las facturas se podían enviar a la DIAN hasta 48 horas después de entregárselas al cliente.
¿Cómo se harán las facturas electrónicas ahora?
En el año 2018 se realizaron cambios a las leyes 1819 de 2016 y 1943 de 2018, y se estableció que a partir del 2019 se implementaría un nuevo modelo de facturación electrónica con validación previa, es que es validación previa?, lo que quiere decir que todas las facturas que se emitan deben ser validadas por la DIAN o por un proveedor autorizado antes de entregárselas al cliente, y cuando la factura sea aprobada ya si se le puede enviar al cliente por medio del correo o se puede imprimir y entregársela física.
En el artículo 3 de la resolución 000030 de abril de 2019, se establece que los requisitos que deberán cumplir las facturas electrónicas de venta con validación previa son los mismos requisitos que se tienen para la facturación en papel, pero adicionalmente deberán incluir la forma de pago, el medio de pago, la fecha y la hora de validación, la firma digital, el código único de factura (CUFE) y el código QR.
Para que se puedan cumplir con las condiciones establecidas por la DIAN para la facturación electrónica, quienes estén obligados a emitir documentos de venta deben:
- Contratar un proveedor de software de facturación que tenga las adaptaciones tecnológicas necesarias para la emisión de facturas electrónicas con validación previa.
- Como a veces fallan los procesos, el emisor de documentos de venta debe contar con un mecanismo de contingencia, que en este caso sería un talonario manual, y cuando se haya solucionado el problema se debe enviar los documentos emitidos a la DIAN, para esto hay un plazo máximo de 48 horas.
Te dejamos un gráfico de cómo funciona el tema de la facturación electrónica con validación previa.
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