1. OBJETO. Por medio del presente documento PROLEGO S.A.S., establece la política para el tratamiento de los datos personales que con ocasión de la navegación en la plataforma incloud.com.co se lleguen a recaudar, garantizando el pleno respeto y ejercicio de los derechos de los visitantes y usuarios registrados de la misma, en consonancia con las leyes 1266 de 2008, 1581 de 2012 y demás disposiciones concordantes y reglamentarias.
2. DEFINICIONES. Para los efectos del presente documento, y en concordancia con lo establecido en la ley 1266 de 2008 y 1581 de 2012, los siguientes términos deberán ser entendidos en la manera en que a continuación se indica:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: El conjunto organizado de datos personales recolectados por PROLEGO S.A.S. con ocasión de la creación de una cuenta de usuario en la plataforma micintrato.co, y con ocasión de la elaboración y adquisición de un documento jurídico con la asistencia de dicha plataforma.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular de la información: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en el banco de datos de la plataforma incloud.com.co. En el presente caso, el titular será el usuario registrado.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Habeas Data: Entiéndese por habeas data, en concordancia con lo dispuesto en la ley 1266 de 2008, el derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos.
Operador de información: Se denomina operador de información a la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios o terceros, pero bajo los parámetros establecidos en la ley. Por tanto el operador, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos.
Usuario: El usuario es la persona que ha creado una cuenta de perfil en la plataforma incloud.com.co, y que ha suministrado para el efecto datos personales que serán tratados por el responsable y el encargado, definidos en esta política.
Cookies: Son archivos creados en las páginas web que permiten identificar y perfilar al usuario, parametrizando su comportamiento en la navegación, de manera que se le pueda ofrecer publicidad sobre bienes y servicios que sean de su interés.
3. TIPOS DE DATOS RECOLECTADOS EN LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE LA PLATAFORMA INCLOUD.COM.CO
En la navegación y elaboración de documentos por medio de la asistencia de la plataforma incloud.com.co, PROLEGO S.A.S recolectará la siguiente información:
DE PERSONAS JURIDICAS: Nombre completo, número identificación tributaria (NIT), Nombre del Representante Legal, documento de identidad del mismo, dirección de domicilio social, teléfono y correo electrónico que serán suministrados por los usuarios registrados al momento de elaborar sus documentos.
DE PERSONAS NATURALES: Nombre completo, número de documento de identidad, teléfono, dirección de notificación, correo electrónico, que serán suministrados por los usuarios registrados al momento de elaborar sus documentos.
Los anteriores datos serán almacenados en el perfil personal de cada usuario registrado, pero dentro del texto del documento jurídico escogido donde se deposite la misma, en formato PDF, y no será puesta en circulación de manera alguna por parte de la operadora de la plataforma. Será el titular el que gestione los documentos que allí almacene y con ellos, la suerte de la información que en ellos se contiene.
De los usuarios visitantes no se almacenará dato alguno, y los datos que suministre para adelantar el proceso de facturación no se conservará sino el comprobante de la transacción, para los debidos fines contables y tributarios de la operadora de la plataforma.
DATOS SENSIBLES
La plataforma PROLEGO S.A.S podrá recolectar datos sensibles como lo son la dirección IP, las fotografías, reproducciones de voz, huellas digitales u otros datos biométricos, los cuales serán utilizados única y exclusivamente para los efectos de autenticación biométrica de los documentos disponibilizados por la plataforma para ser suscritos electrónica o digitalmente, o de aquellos en formato PDF que el usuario decida suscribir de igual manera a través del servicio de firmado de plataforma.
Dada la naturaleza de este tipo de datos, el usuario o suscriptor, podrá abstenerse de suministrarlos y en ese caso, no podrá crear documentos.
4. CUSTODIA, UTILIZACIÓN Y CIRCULACIÓN DE LA INFORMACIÓN
La información recolectada por PROLEGO S.A.S., con ocasión de la navegación, elaboración, adquisición documentos jurídicos y pago de los mismos, según los artículos precedentes, será almacenada en los servidores que utilice la operadora, bien sean estos propios o ajenos.
La información recolectada será utilizada para los fines propios de creación de la cuenta de usuario y de la elaboración y adquisición de documentos con la asistencia de la plataforma incloud.com.co.
También podrá ser utilizada con fines de divulgación de productos o servicios propios de la plataforma incloud.com.co, y de la operadora de la misma, o con fines estadísticos para el mejoramiento continuo del servicio, y para fines administrativos internos.
Esta sólo será divulgada de manera escrita o verbal, a su titular, a las autoridades judiciales o administrativas que así lo soliciten en cumplimiento de sus funciones legales, y a las personas a quienes expresamente autorice el usuario registrado de la plataforma incloud.com.co.
La información recolectada será utilizada por incloud.com.co para la creación del perfil de usuario registrado, y para la elaboración de los documentos que los usuarios elijan con la asistencia de la plataforma.
6. RESPONSABLE POR EL TRATAMIENTO
Será responsable por el tratamiento de los datos e información recolectada por la plataforma incloud.com.co conforme con la presente política y con lo dispuesto en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, la sociedad PROLEGO S.A.S., persona jurídica de derecho privado, identificada con NIT 900.133.343-7, y con domicilio social en la Carrera 43A #18Sur – 174, local 201, Newo, Medellín.
7. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
A nombre, y por cuenta, de la sociedad PROLEGO S.A.S., el señor JUAN SEBASTIAN BAYTER, fungirá como encargado del tratamiento de los datos recolectados por la plataforma incloud.com.co, asumiendo las obligaciones legales consagradas en el artículo 18 de la ley 1581 de 2012, en esta política de tratamiento y en las demás normas concordantes.
Para el efecto, el encargado podrá ser contactado en la cuenta de correo electrónico soporte@prolego.co, o a través de la opción «Contacto» disponibilizada en el sitio web www.incloud.com.co.
8. DERECHOS DE LOS USUARIOS REGISTRADOS EN LA PLATAFORMA INCLOUD.COM.CO
Los usuarios registrados en la plataforma incloud.com.co tendrán derecho a:
Gestionar su cuenta de usuario, depositando la información requerida y estableciendo una contraseña de acceso, cuya responsabilidad por mantenerla en secreto y fuera del acceso de terceros será exclusiva del usuario.
Eliminar en cualquier momento su cuenta de usuario, y solicitar al encargado del tratamiento de los datos que la información utilizada para la creación de la cuenta, y la información guardada en los documentos creados que se hayan guardado en el perfil usuario sea eliminada de las bases de datos de la plataforma.
Solicitar que la información depositada sea corregida, actualizada o entregada al mismo usuario o a terceros con las limitaciones de ley y de la presente política.
Revocar en cualquier momento la autorización dada para el tratamiento de los datos.
En general, será derecho del usuario a que le garantice plenamente el ejercicio de sus derechos fundamentales al habeas data y al derecho de petición, y los demás derechos contenidos en los artículos 8 de la ley 1581 de 2012 y 6 de la ley 1266 de 2008.
9. COOKIES
Al navegar en la plataforma incloud.com.co, y al aceptar nuestros términos y condiciones, usted estará aceptando que utilicemos cookies para saber cuáles piezas publicitarias ya le hemos exhibido y cuáles no, y poder dirigir nuestras divulgaciones de acuerdo a sus intereses.
10. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD ESPECIAL DE TRATATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En caso de ser del interés del usuario que los datos personales recolectados por la plataforma incloud.com.co sea entregada a terceros, modificada, actualizada, rectificada o eliminada de la base de datos de la misma plataforma, deberá elevar una solicitud al encargado del tratamiento que se ha identificado en el presente documento, expresando las razones y las pruebas en las que se apoya para su solicitud.
Una vez recibida, la solicitud será tramitada y resuelta conforme a los parámetros legales dispuestos para el ejercicio derecho de petición ante particulares, conforme lo dispone la ley 1437 de 2011.
En caso de existir mérito para resolver favorablemente la petición, el encargado dará cumplimiento a la misma dentro de los 3 días siguientes a la notificación al usuario de la respuesta favorable.
11. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La aceptación de la presente política de tratamiento de datos personales debe darse de manera expresa, y concederá a PROLEGO S.A.S., la autorización para tratar la información recolectada de la manera en que se dispone en el presente documento.
Para ello, durante el proceso de elaboración y adquisición de un documento jurídico con la asistencia de la plataforma, se le solicitará al usuario que manifieste si acepta o no la política de tratamiento de datos, y con ello que nos conceda o niegue la autorización.
Medellín, Antioquia, Colombia, Carrera 43A #18Sur – 174, local 201, Newo.
Última modificación: 1 de juLio de 2021