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Plazos para la Facturación Electrónica

PLAZOS PARA LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Sabemos que todos los cambios que ha efectuado la DIAN con el tema de la facturación electrónica nos tiene a todos un poco locos y confundidos de cuándo debemos empezar a emitir las facturas electrónicas en nuestras empresas, pero tranquilo, hoy te vinimos a ayudar un poco con este tema.

 

¿Quién debe empezar a emitir facturas electrónicas actualmente?

  • Los responsables del IVA
  • Los responsables sobre el impuesto nacional al consumo
  • Todas las personas o entidades que ejerzan profesiones liberales o que presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola y ganadera
  • Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación 

 

Yo debo facturar ELECTRÓNICAMENTE, pero ¿Cuándo?

Lo primero que debemos tener claro para saber cuándo debemos facturar es el código de la actividad económica principal, este código lo encuentras en el RUT

 

El pasado 1 de octubre se modificó el artículo 3 de la resolución 000020 del 26 de marzo de 2019 mediante la resolución 000064, que comunica el nuevo plazo para la implementación de la facturación electrónica. A las fechas que ya se habían establecido, se les amplió el plazo de la siguiente manera.

 

Calendario 1

Nuevos plazos para la Facturación Electrónica

  • Para los grupos 1,2,3 y 4 del calendario 1 contarán con tres (3) meses adicionales a partir de la fecha máxima para empezar a expedir factura electrónica de venta
  • Para los grupos del 5 al 14 del calendario 1 contarán con dos (2) meses adicionales a partir de la fecha máxima para empezar a expedir factura electrónica de venta

¿Qué es Facturación Electrónica con Validación Previa?

¿Qué es facturación electrónica con validación previa?

 

¿Cómo se ha venido facturando electrónicamente?

Desde el año 2015 se ha implementado en Colombia el sistema de facturación electrónica, hasta el momento los obligados a facturar electrónicamente lo han venido haciendo con validación posterior, lo que quiere decir que las facturas se podían enviar a la DIAN hasta 48 horas después de entregárselas al cliente.

 

¿Cómo se harán las facturas electrónicas ahora?

En el año 2018 se realizaron cambios a las leyes 1819 de 2016 y 1943 de 2018, y se estableció que a partir del 2019 se implementaría un nuevo modelo de facturación electrónica con validación previa, lo que quiere decir que todas las facturas que se emitan deben ser validadas por la DIAN o por un proveedor autorizado antes de entregárselas al cliente, y cuando la factura sea aprobada ya si se le puede enviar al cliente por medio del correo o se puede imprimir y entregársela física.

 

En el artículo 3 de la resolución 000030 de abril de 2019, se establece que los requisitos que deberán cumplir las facturas electrónicas de venta con validación previa son los mismos requisitos que se tienen para la facturación en papel, pero adicionalmente deberán incluir la forma de pago, el medio de pago, la fecha y la hora de validación, la firma digital, el código único de factura (CUFE) y el código QR.

 

Para que se puedan cumplir con las condiciones establecidas por la DIAN para la facturación electrónica, quienes estén obligados a emitir documentos de venta deben:

  • Contratar un proveedor de software de facturación que tenga las adaptaciones tecnológicas necesarias para la emisión de facturas electrónicas con validación previa.
  • Como a veces fallan los procesos, el emisor de documentos de venta debe contar con un mecanismo de contingencia, que en este caso sería un talonario manual, y cuando se haya solucionado el problema se debe enviar los documentos emitidos a la DIAN, para esto hay un plazo máximo de 48 horas.

 

Te dejamos un gráfico de cómo funciona el tema de la facturación electrónica con validación previa.

Firma Electrónica

¿QUÉ ES LA FIRMA ELECTRÓNICA?

La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan un documento electrónico.

 

La firma electrónica se utilizan para validar la autenticidad e integridad de un mensaje, software o documento electrónico; es el equivalente a una firma manuscrita, pero ofrece más seguridad y proporciona garantías adicionales de evidencia acerca del origen, la identidad y el estado de un documento electrónico, transacción o mensaje.

 

La base legal de la Firma Electrónica en Colombia está recogid en la Ley 527 de 1999; con la expedición de la resolución No.00070 del 3 de noviembre de 2016, modificada por la resolución 22 de abril 3 de 2019, la firma electrónica sirve para el cumplimiento de deberes formales y tareas electrónicas ante la DIAN.

 

BENEFICIOS

Se eliminan incidentes de configuración y compatibilidad con máquina virtual de Java y el navegador de Internet
Se ahorra costo y tiempo en la configuración del equipo de cómputo
Desaparece el riesgo de pérdida de la firma
Se evitan los costos de desplazamiento a los puntos de contacto para renovar el mecanismo por olvido de contraseña o daño del archivo

 

¿CÓMO PUEDO OBTENERLA?

¿Sabes qué régimen eres? ¿Común o simplificado?

En Colombia, las obligaciones, responsabilidades y prohibiciones tributarias relacionadas con los impuestos sobre las ventas están determinadas al tipo de régimen al que pertenezcas (común o simplificado).

 

COMÚN

¿Quienes pertenecen a este régimen?

Personas naturales o jurídicas que realicen actividades gravadas con IVA pertenecen al régimen común, salvo si cumplen todos los requisitos para pertenecer al régimen simplificado. 

Obligaciones

  • Inscribirse al RUT como régimen común.
  • Solicitar autorización de la numeración de facturación ante la DIAN.
  • Expedir factura o documento equivalente, con todos los requisitos de Ley.
  • Presentar la declaración bimestral del impuesto sobre las ventas.
  • Presentar la declaración de renta y complementarios.
  • Actuar como agente de retención cuando cumpla los requisitos de Ley.
  • Informar el cese de actividades.
  • Llevar libros de contabilidad registrados ante la Cámara de comercio.
  • Llevar un registro auxiliar de ventas y compras
  • Exigir el RUT al momento de contratar a un tercero para la realización de un servicio o compra de bienes o servicios.

 

SIMPLIFICADO

¿Quienes pertenecen a este régimen?

Minoristas y sector agropecuario y ganadero.

En el régimen simplificado sólo podrán pertenecer las personas naturales, nunca las jurídicas, que prestan servicios gravados o que como comerciantes y artesanos efectúen ventas, o que como agricultores o ganaderos realicen operaciones gravadas.

Requisitos para ser régimen simplificado:

  • En el año anterior debieron haber obtenido ingresos brutos menores a 3.500 UVT (unidades de valor tributario), para el 2018 equivale a $116´046.000.
  • Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina o local donde ejerzan su actividad.
  • No pueden realizar actividades bajo franquicia o explotación de intangibles.
  •  No pueden ser usuarios aduaneros.
  • Que en el año anterior o en el año en curso no hayan celebrado contratos gravados cuyo valor individual supere las 3.500 UVT, para el 2018 este valor sería $116´046.000.
  • Que en el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras del año anterior o del año en curso no sobrepase los $127´256.000 independientemente de donde provengan sus recursos.

Obligaciones

  • Inscribirse al RUT.
  •  Entregar la información pertinente que pida la DIAN.

Modelo de Operación de la Factura Electrónica​ 

El modelo de facturación fue adoptado en el país a través del Decreto 2242 de 2015, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, y su objetivo principal es la masificación en el uso de la factura electrónica en Colombia, y, para ello, facilita la interoperabilidad entre quienes facturan de forma electrónica y quienes adquieren bienes que son facturados por ese medio, con los siguientes elementos:

Un formato estándar de generación de la factura en XML que para su construcción utiliza el estándar UBL V2.0, el cual es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente.

Otros formatos estándar relacionados con el proceso de facturación son las notas débito y crédito a través de las cuales se realizan ajustes a las facturas electrónicas emitidas; estos formatos también tienen un formato estándar en XML y UBL V 2.0, e igualmente son obligatorios.

La firma digital es elemento que permite garantizar la integridad, autenticidad y no repudio de la factura electrónica.

Para aquellos adquirentes que no reciben el formato estándar electrónico de la factura se expedirá una representación gráfica que contiene elementos técnicos como un código QR.

La DIAN dispone de un servicio electrónico para pruebas de habilitación, recepción de ejemplares de factura electrónica, autorización de proveedores tecnológicos y un catálogo con la información de los participantes en factura electrónica. Este modelo permite que quienes deseen, pueden voluntariamente postularse para facturar electrónicamente. También le otorga facultades a la DIAN para seleccionar a contribuyentes y/o sectores para que facturen por este medio.

Esta modalidad de operación representa para las empresas una disminución del costo de facturación, respecto de los sistemas de facturación en papel y por computador