Software en la nube

Software en la nube

 

¿Has escuchado hablar de “La Nube” y de los software en la nube? Sabemos que muchas veces estos términos pueden confundirnos y quedamos con más dudas de cuál es el sistema que más me conviene o que sistema es mejor que otro.

¿Qué es la nube?

Para empezar queremos definir primero el término “La Nube”

La Computación en la Nube o Cloud Computing cambia el panorama en el campo del software; comprar licencias únicas está quedando atrás y está siendo reemplazado por el modelo SaaS (Software as a service = Software como un servicio).

Tener un sistema instalado únicamente en un equipo complica la vida. Imagínate que debes facturarle a tus clientes, y al momento en que intentas prender tu computador éste no prende, llamas a tu proveedor y la solución es pagar por la instalación de tu sistema en un nuevo equipo, es decir que debes invertir tiempo y dinero. Pero imagínate también el panorama de poder ingresar a tu sistema desde cualquier dispositivo, la única condición es que tengas acceso a Internet, se te soluciona un poco la vida, ¿no crees?

Lo anterior es precisamente en lo que consiste la nube y tener tus información en un sistema en la nube. Podrás acceder a tu sistema y realizar cualquier actividad en él desde cualquier parte del mundo, a cualquier hora y desde cualquier dispositivo, ya que tu información está 24/ en línea.

Diferencias entre un Software tradicional y un Software en la nube

Software Tradicional

  • Costos elevados de licencias 
  • Se necesita instalar en el equipo del cliente, a veces te cobran por instalarlo en cada equipo
  • Costos adicionales por actualizaciones
  • Costo adicional por soporte
  • No es posible hacerle copia de seguridad a la información

Software en la nube

  • Modelo por suscripción (alquiler) reduce costos del sistema
  • Se accede a él desde cualquier dispositivo que tenga acceso a internet, no es necesario instalarlo en el equipo del cliente
  • Sin costos de soporte
  • Sin costos por actualizaciones
  • Cuenta con copias de seguridad automatizadas
Factura en la nube

La mayor ventaja de facturar en un Software en la nube es la organización de tu empresa, gracias a que puedes acceder a él desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, podrás acceder a tu información cuándo lo necesites y poder siempre tener tu empresa bajo control.

Ademas de poder acceder a tu información cuando lo necesites, también podrás emitir documentos de una manera fácil y rápida.

¿Quieres cambiar tu forma de facturar y pasarte a un software en la nube? Incloud puede ser tu mejor aliado a la hora de organizar tu empresa, contáctanos y te asesoramos en el proceso

Facturación Electrónica

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Sabemos que existe mucha confusión alrededor de la Facturación Electrónica, debido a que es un mecanismo nuevo a implementar y debido también a la gran cantidad de información que hay alrededor del tema. Es por este motivo que queremos brindarles a ustedes una guía explicativa acerca de la Facturación Electrónica y su normatividad.

 

¿Qué es la factura electrónica?

 

Es el documento de soporte contable que justifica una transacción de un bien o servicio. La facturación electrónica significa sustituir el medio tradicional (por talonario o por computador) por un archivo digital que contiene información relevante para el comprador, el vendedor y en especial para la autoridad fiscal (DIAN en Colombia).

 

¿Cómo funciona la facturación electrónica?

 

En Colombia la facturación electrónica se emite bajo el modelo de “Validación previa”. 

 

La validación previa se encuentra establecida en la ley 1943 de 2018, conocida como Ley de Financiamiento. El artículo 16 de esta Ley modifica el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, en su parágrafo primero consagra que:

 

“Todas las facturas electrónicas para su reconocimiento tributario deberán ser validadas previo a su expedición, por la DIAN o por un proveedor autorizado por esta.

La factura electrónica solo se entenderá expedida cuando sea validad y entregada al adquiriente. (…)”

¿Por qué se implementó la facturación electrónica?

 

1. Para servir como un mecanismo más eficiente del control de la evasión fiscal en el país

2. Digitalización de las facturas expedidas por

  • Responsables del IVA
  • Responsables del impuesto al consumo
  • Todas las personas que tengan calidad de comerciantes, que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera 
  • Los sujetos que decidan facturar electrónicamente de manera voluntario 

3. Para que el cliente tenga mayor control sobre las facturas, ya que éste debe recibir una copia digital de cada una de las facturas que le emitan

 

¿Qué cambia de una factura tradicional con la facturación electrónica?

 

  • Una vez la factura haya sido expedida y aprobada por la DIAN, no se podrá anular. Así se controla el fraude por alteración de docuemntos, ya que de la única forma de modificar una factura ya emitida es a tarvés de la snotas crédito o débito, que también son enviadas a la DIAN 
  • Al restringir las transacciones sin factura, se está controlando el fraude por evasión fiscal. Esto se logró también gracias a la Ley de financiamiento emitida a finales del 2018, la cual obliga a los establecimientos a contar con una factura válida para descontar un costo de un gasto o servicio adquirido
  • Al realizar las facturas mediante un software, habrá menos errores de cálculo del IVA, y por esto se reducen los pagos erróneos del mismo
  • Facilita el control de la DIAN, al convertir las facturas en documentos electrónicos la DIAN podrá hacer uso de la tecnología y la inteligencia artificial para realizar cruces masivos entre ventas e impuestos ya pagos. Esto le ayuda a la DIAN con las alertas de fraude y hace que los procesos de revisión a comportamientos fuera de lo normal sean más fáciles

 

¿Cuándo debo implementar la facturación electrónica en mi empresa?

 

Las fechas máximas de implementación de la facturación electrónica están definidas en el calendario de la Resolución 000042 del 5 de Mayo de 2020.

¿Cómo puedo implementar la facturación electrónica en mi empresa?

 

Para implementar la facturación electrónica, las empresas tienen tres opciones:

  • Software gratuito de la DIAN
  • Sofware propio
  • Software de un proveedor tecnológico

 

A través de INCLOUD puedes facturar electrónicamente, te dejamos el proceso que debes seguir

 

  1. Entrar a la DIAN y registrarse como Facturador Electrónico. Cuando la plataforma pregunte como facturarán poner “Proveedor Tecnológico”
  2. Una vez habilitados como facturadores electrónicos, nuestro equipo procede a realizar la implentación. Esta implementación consta de las pruebas y configuraciones ante la DIAN
  3. Una vez el sistema esté configurado, deberán solicitar la resolución de facturación electrónica (numeración de facturación)
  4. ¡Estás listo para facturar!

 

¿Necesitas ayuda con la implementación de la facturación electrónica? Nuestro equipo te ayudará, pide una cita de asesoría

 

Resolución 000042 del 5 de Mayo de 2020

Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020

 

El pasado 5 de mayo, la DIAN volvió a cambiar las reglas acerca de la implementación de la facturación electrónica en Colombia, esta vez diciendo que serían las condiciones definitivas para este proceso mediante la Resolución 000042.

¿Cómo puedo facturar electrónicamente?

Para Facturar electrónicamente, las empresas tienen tres opciones:

  • Software Gratuito de la DIAN
  • Software propio
  • Software de un proveedor tecnológico, como Incloud

 

¿Qué modelo es el que está vigente para facturación electrónica?

Seguimos con el modelo de facturación electrónica con validación previa. 

 

¿Qué pasa si ya tenía que haber iniciado con la facturación electrónica pero aún no la he implementado?

Quienes estaban obligados a iniciar con la facturación electrónica desde el 1 de enero hasta el 31 de marzo de 2020 y no lo cumplieron, no serán sujeto de las sanciones correspondientes si cumplen con las siguientes condiciones:

  • Estaban expidiendo facturas o documentos equivalentes por el método tradicional.
  • Pueden demostrar que no iniciaron con la facturación electrónica por impedimento tecnológico o por razones de inconveniencia comercial justificada.

 

¿Cómo sé cuándo debo empezar a facturar electrónicamente?

El calendario de implementación es de acuerdo al CIIU (los dos primeros dígitos de la actividad económica principal que está en el RUT)

Dando clic aquí podrás acceder al PDF de la Resolución para revisar la información con mayor detalle.

 

Si quieres iniciar el proceso de implementación de la facturación electrónica, puedes pedir una cita de asesoría dando clic aquí

Nuevas disposiciones sobre Facturación Electrónica

Nuevas disposiciones sobre Facturación Electrónica

 

El 5 de Marzo del 2020 la DIAN cambió nuevamente las condiciones para la implementación de la factura electrónica en Colombia mediante el decreto 358. En este nuevo decreto, se plantean las regulaciones de la factura electrónica con validación previa, quienes están obligados a expedirlas y quienes no, y los requisitos para los proveedores electrónicos.

 

Una de las grandes diferencias entre lo que se había planteado desde el año 2019 en la resolución 000064, y lo que se plantea ahora, son los plazos para que las empresas implementen la facturación electrónica, en la resolución 358 se deja a un lado el calendario y las empresas deberán iniciar con la implementación de la factura electrónica por petición de sus propios clientes, ya que las facturas electrónicas serán necesarias para soportar el gran porcentaje de los gastos de las empresas.

 

¿Quién debe emitir facturas electrónicas?

Están obligados a expedir la factura electrónica; quienes ejerzan profesiones liberales, los responsables del impuesto sobre las ventas, IVA, e impuesto nacional al consumo; los comerciantes, importadores, o prestadores de servicios y los inscritos en el régimen simple de tributación.

Quedaron exentos de esta obligación: los bancos, corporaciones financieras, cooperativas de ahorro y crédito, y los prestadores de servicios desde el exterior sin residencia fiscal en Colombia. 

 

¿Que significa que debo implementar la facturación electrónica por petición de mis clientes?

Esto quiere decir que tus clientes te irán solicitando que al facturarles por tus productos o servicios sea mediante facturación electrónica y no por facturación tradicional, ya que ellos requerirán factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables, y costos o gastos deducibles, de conformidad con la siguiente tabla

 

 

No pierdas ventas por no tener la facturación electrónica, contáctanos e inicia tu proceso de implementación.

 

Puedes registrarte en Incloud ahora. Fácil, Rápido y en línea

Pasos para solicitar la resolución de Facturación Electrónica

PASOS PARA SOLICITAR LA RESOLUCIÓN DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

 

Para algunos de nuestros clientes lo procesos ante la DIAN han resultado confusos y difíciles, por esto queremos dejarles los pasos para solicitar la resolución de facturación electrónica.

 

Para facturar electrónicamente debes contar con una resolución, es diferente a la que has venido utilizando para facturación por computador o para la facturación por talonario, ¡Pero tranquilo! Es muy fácil de solicitarla, y todo se realiza en línea a través del portal de la DIAN

 

Paso a paso

 

Te dejamos los pasos que debes seguir después de la implementación de la facturación electrónica y antes de empezar a facturar con este modelo

 

  1. Ingresa a la plataforma de la DIAN  www.dian.gov.co
  2. Ve a “Portal Transaccional”
  3. Da clic en la opción “Usuario Registrado”
  4. Inicia sesión
  5. Cuando ingreses, das clic en el menú en “Numeración para facturación”
  6. En el menú desplegable le das clic a la opción “Solicitar numeración de facturación”
  7. Verifica que tus datos estén correctos y haz clic en “Ingresar”
  8. En el cuadro que te aparece das clic en “Aceptar”
  9. Revisa nuevamente tus datos y das clic en “Autorizar rangos”
  10. En el cuadro que te aparece das clic en “Aceptar” e ingresa la información solicitada
  11. Elige el tipo de numeración, y escribe un prefijo (para facturación electrónica se recomienda FE) y das clic en “Ingresar”
  12. Das clic en el botón “Borrador” y luego en “Definitivo” para finalizar el proceso

 

¿Necesitas ayuda con tu proceso? Puedes agendar una cita de asesoría con nuestro equipo de servicio al cliente

Pasos para emprezar a facturar en Incloud

PASOS PARA EMPEZAR A FACTURAR EN INCLOUD

 

Antes de empezar a facturar en Incloud Sistema de Facturación debes configurar tu sistema, pero no te preocupes, es muy fácil y si lo requieres tendrás asistencia de nuestro equipo.

Te dejamos los pasos que debes seguir después de registrarte en Incloud y antes de emitir tus facturas en el sistema

 

pasos para empezar a facturar con incloud

 

1. Confirmar la información de tu perfil  (Menú > Mi Perfil – aparece en el menú en la parte de abajo y a la izquierda)

Información de la Factura

Logo

Resolución (La resolución la agregas en Configuración > Resolución > Nueva Resolución)

 

2. Crear los centros de costos (Menú > Configuración > Centros de Costos)

Los centros de costos son los que agrupan los productos o servicios.

Ejemplo: Su empresa ofrece servicios de asesoría de mercadeo, planeación de estrategias, manejo de redes sociales, sesiones fotográficas y creación de videos.

Sus centros de costos podrían ser

a) Mercadeo: que agrupa el tema de asesorías, planeación y redes

b) Fotografía y video: que agrupa los temas relacionados con sesiones fotográficas y creación de videos

 

3. Crear Bodegas (Menú > Configuración > Bodegas)

Las bodegas te permiten manejar inventarios de una manera organizada en varias ubicaciones, para cada ubicación crea una bodega.

En caso que no necesites manejes inventario no es necesario la creación de las bodegas.

 

4. Crear Categoría de productos (Menú > Configuración > Categorías de productos)

Este módulo es relevante únicamente para cuentas con módulo POS, si su empresa no cuenta con este módulo simplemente deben crear una categoría que se llame “No Aplica”.

 

5. Crear Unidades de medida (Menú > Configuración > Unidades de medida)

Las unidades de medida sirven para ser asignadas a un producto y llevar su inventario con la unidad de medida seleccionada. Si su empresa no maneja inventario o no les aplica unidad de medida deben crear una unidad que se llame “No aplica”.

 

6. Crear Conceptos/Productos (Menú > Configuración > Conceptos/Productos)

Estos son los items que su empresa facturará o cotizará. Recomendamos pensar bien en los conceptos, que sean un poco más genéricos y no se deba llenar de conceptos ni crearlos con regularidad. Una vez creada una factura con alguno de los conceptos, éstos no podrán ser eliminados o modificados

 

7. Crear Clientes (Menú > Configuración > Clientes y Proveedores)

 

8. Una vez se hayan realizado los pasos anteriores ¡Ya están listos para facturar)

 

¿Necesitas ayuda con tu proceso de configuración inicial? Puedes agendar una cita de asesoría con nuestro equipo de servicio al cliente

 

Pasos para la Habilitación de Facturación Electrónica

HABILITACIÓN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

 

El proceso de habilitación e implementación de la Facturación electrónica es muy fácil, además con Incloud tienes un equipo que te apoya en el proceso y te vamos guiando paso a paso hasta que todo esté listo para que inicies a facturar electrónicamente.

 

Pasos para habilitarte como Facturador electrónico
  1. Ingresar a la página de la DIAN (www.dian.gov.co) y entrar a la sección “Habilitación”
  2. Seleccionar la opción de “Empresa” e ingresar el número de cédula del representante legal y el NIT de la empresa
  3. Al correo del representante legal va a llegar un correo con un link de acceso
  4. Ingresar al correo y dar clic en acceder 
  5. Cuando ingresas al portal de la DIAN, das clic en “Facturador”
  6. Validar la información que sale en la ventana y si está correcta dar clic en”Registrar”
  7. Saldrá una ventana de confirmación, dar clic en “Aceptar”
  8. Nuevamente debes ingresar los datos de autenticación, ingresar el número de cédula del representante legal y el NIT de la empresa y dar clic en “Entrar”
  9. Se enviará de nuevo un link al correo del representante legal registrado en el RUT
  10. Ingresar al correo y dar clic en acceder 
  11. Cuando ingresas al portal de la DIAN, das clic en “Facturador” y después en “Configurar modos de operación”
  12. En el modo de operación seleccionar “Software de un proveedor tecnológico”, y en la opción de nombre del proveedor seleccionar SIMBA SOFTWARE SAS, y finalmente dar clic en “Adicionar” 
  13. En el listado de modos de operación asignados ir a la columna de acciones y dar clic sobre el botón cuadrado para desplegar la información detallada del modo de operación.NOTA: Tener precaución en la columna acciones, no ir a oprimir el botón eliminar, de lo contrario deberá volver a registrar el modo de operación
  14. Tomar pantallazo de la información y enviarlo a hola@prolego.co

 

NOTA: La información del paso 12 te sirve si estás realizando la implementación de la facturación electrónica con nosotros, de lo contrario deberás poner el nombre de tu proveedor.

 

¿Quieres que te guiemos en el proceso de la implementación de la facturación electrónica en tu empresa? Separa tu cita de asesoría

 

Resolución de Facturación

Resolución de facturación

 

Empecemos por definir ¿Qué es una Resolución de Facturación? La resolución de facturación es una autorización para la utilización de ciertos números para ser utilizados en los consecutivos de las facturas, esta autorización debe pedirse ante la DIAN, esta resolución tiene una vigencia máxima de dos (2) años a partir de la fecha de emisión; y si al cabo de los dos años estos consecutivos no se han utilizado se deberá se debe pedir autorización a la DIAN para ampliar la fecha de vencimiento o pedir una nueva resolución.

 

¿Necesitas resolución de facturación?

Todo contribuyente que esté obligado a expedir factura debe solicitar la respectiva resolución de autorización a la DIAN.

Esta autorización es exigida por la DIAN incluso a los no responsables del impuesto a las ventas, antiguo régimen simplificado, en el caso en que opten por expedir factura.

 

Tramita en minutos tu resolución

La DIAN cuenta con un servicio en línea donde puedes autorizar, habilitar e inhabilitar numeraciones para facturar, disponible para todas las modalidades de facturación: por papel, computador y máquina registradora POS.

Requisitos:

  • Tener una cuenta de usuario habilitada en la DIAN. Si no la tienes solicítala aquí.
  • Contar con el Mecanismo de firma digital vigente. Ver más.
  • Garantizar que la información del RUT esté actualizada, en especial la del obligado a facturar y su representante. Ver más.

 

 

Sigue estos pasos para solicitar una nueva numeración:
  1. Ingresa a la página web de la DIAN.
  2. En la parte inferior encontrarás un botón que dice “Portal Web”, ingresa allí.
  3. En el portal web encontrarás a la derecha “Servicios a su alcance”, haz clic en ese botón.
  4. Cuando entras a la página de servicios a su alcance vas a ver una opción que se llama “Usuarios Registrados”, si ya estás registrado haces clic allí e ingresas con los datos de tu empresa.
  5. En el menú elige la opción “Numeración de facturación” y nuevamente “Numeración de facturación”.
  6. Haz clic en “Solicitar numeración de facturación”.
  7. El sistema te solicitará confirmar tus datos, y luego das clic en “Ingresar”.
  8. Para solicitar una nueva numeración o ampliar la que ya tienes, el sistema te pedirá confirmar los datos de tu cuenta bancaria, en cada rango haces clic en “Agregar”, luego de revisar el borrador que se generó haces clic en “Definitivo” y luego en “Firmar”.
  9. Cuando termines haces clic en “Firmar documento de salida” para que generar el documento 1876 que contiene la información de la nueva resolución.
  10. Cuando ya tengas la resolución expedida por la DIAN debes ingresar a Incloud y en el módulo de “Configuración” en “Resoluciones” agregas tu nueva resolución de facturación. Recuerda que debes desactivar la anterior para que no tengas ningún problema a la hora de generar una nueva factura.

Pasos para registrarte en Incloud

Pasos para registrarte en Incloud

 

Hoy te traemos el primer video explicativo de nuestro sistema ¡Ahora todo será mucho más fácil! Te dejamos en el video los pasos para registrarte en Incloud Sistema de Facturación.

 

Ya no hay excusas para empezar a organizar tu empresa en línea, pero si aún tienes dudas puedes enviarnos un correo a mercadeo@prolego.co y te estaremos contactando para asesorarte y que tu proceso de registro sea todavía más fácil.

 

 

Si por alguna razón no puedes ver el video en esta página, haz clic aquí para verlo en Youtube

 

Plazos para la Facturación Electrónica

PLAZOS PARA LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

 

Sabemos que todos los cambios que ha efectuado la DIAN con el tema de la facturación electrónica nos tiene a todos un poco locos y confundidos de cuándo debemos empezar a emitir las facturas electrónicas en nuestras empresas, pero tranquilo, hoy te vinimos a ayudar un poco con este tema.

 

¿Quién debe empezar a emitir facturas electrónicas actualmente?
  • Los responsables del IVA
  • Los responsables sobre el impuesto nacional al consumo
  • Todas las personas o entidades que ejerzan profesiones liberales o que presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola y ganadera
  • Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación 

 

Yo debo facturar ELECTRÓNICAMENTE, pero ¿Cuándo?

Lo primero que debemos tener claro para saber cuándo debemos facturar es el código de la actividad económica principal, este código lo encuentras en el RUT

 

El pasado 1 de octubre se modificó el artículo 3 de la resolución 000020 del 26 de marzo de 2019 mediante la resolución 000064, que comunica el nuevo plazo para la implementación de la facturación electrónica. A las fechas que ya se habían establecido, se les amplió el plazo de la siguiente manera.

 

Calendario 1

Nuevos plazos para la Facturación Electrónica

  • Para los grupos 1,2,3 y 4 del calendario 1 contarán con tres (3) meses adicionales a partir de la fecha máxima para empezar a expedir factura electrónica de venta
  • Para los grupos del 5 al 14 del calendario 1 contarán con dos (2) meses adicionales a partir de la fecha máxima para empezar a expedir factura electrónica de venta

 

¿Necesitas un proveedor de facturación electrónica? Déjanos tus datos y te estaremos contactando para asesorarte